یکی از مهمترین بخش های آموزه های حوزه روابط عمومی به مدیران و کارکنان فعال حوزه روابط عمومی سازمان های دولتی آشنایی به آیین نامه نحوه فعالیت، وظایف و اختیارات روابط عمومی دستگاههای اجرایی است که مختصرا توضیح داده می شود.
الف - اجرای سیاست های اطلاع رسانی دولت.
ب- همکاری با رسانه های جمعی برای انعکاس مناسب عملکرد بخش های مختلف.
ج- پاسخگویی به ابهام ها و اطلاع رسانی در خصوص آن دستگاه.
د- تهیه و اجرای طرح های تبلیغاتی.
ه- اجرای مناسب مراسم و مناسبتها.
و - نظارت روابط عمومی بر انتشارات و نشریات دستگاه.
ز - مدیریت پایگاه های اطلاع رسانی الکترونیک دستگاه.
ح- افکار سنجی عمومی و دستگاهی.
ط- چگونگی ایجاد حسن رابطه بین کارکنان و مسئولان دستگاه مربوطه از طریق برگزاری جلسات داخلی.
الف - اجرای سیاست های اطلاع رسانی دولت:
اجرای سیاستهای اطلاع رسانی دولت یعنی امور ارتباطی، تبلیغاتی و اطلاع رسانی دستگاههای اجرایی تابع خط مشی ها و سیاستهای اجرایی دولت است. به عبارت دیگر اطلاع رسانی شاخه ای از فن آوری است که موضوعاتی مانند تولید اطلاعات، پردازش و مرتب سازی و سازماندهی اطلاعات، نشر اطلاعات به روش ساده و سریع سر وکار دارد. در این رابطه هم به محتوای اطلاعات و هم به محل و رساننده اطلاعات توجه می شود و منظور از اطلاعات آن چیزی است که جامعه خدمت گیرنده نیاز دارد در زمان و مکان مشخصی از آن آگاهی یابد ... بنابر این به توجه به سیاست کلی دولت مبنی بر ارائه خدمات به مردم کلیه اقداماتی که از طریق وسایل ارتباط جمعی، رسانه ها، فنون و طرق مختلف تولید و نشر اطلاعات توسط دستگاهها و مراکز اطلاع رسانی که به نحوی بتواند دسترسی هر یک از آحاد مصرف کننده اطلاعات اعم از عام و خاص را با منبع آن اطلاع با حداقل زمان و هزینه به گونه ای مطلوب بر قرار کند اجرای سیاستهای اطلاع رسانی دولت تلقی می شود.
ب- همکاری با رسانه های جمعی برای انعکاس مناسب عملکرد بخش های مختلف:
روابط عمومی ها موظف به همکاری و تعامل مناسب با تمامی رسانه های قانونی به خصوص سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران، خبرگزاری جمهوری اسلامی و... هستند .
ج- پاسخگویی به ابهام ها و اطلاع رسانی در خصوص آن دستگاه:
روابط عمومی موظف است با هماهنگی مسئول و یا اداره ذیربط نسبت به ارائه پاسخها و توضیحات لازم به کلیه ابهامات و سوالاتی که از جانب رسانه ها ، سازمانها ویا اشخاص مطرح می‌گردد، اقدام نماید.
د- تهیه و اجرای طرح های تبلیغاتی:
با توجه به گستردگی میدان عمل و حوزه نفوذ تبلیغات در زمینه های مختلف و بنا به وظایف ذاتی وزارت متبوع و طیف گسترده مخاطبان آن با بهره گیری از روشها و تکنیکهای متنوع تبلیغی میتوان برای تحقق اهداف سازمان و ایجاد ارتباط موثر با گروههای متفاوت مخاطب اقدام نمود.
ه- اجرای مناسب مراسم و مناسبتها:
دستگاههای دولتی موظفند علاوه بر انجام وظایف ذاتی خود نسبت به حفظ و اشاعه شعائر ملی - مذهبی و اتخاذ تدابیر مناسب در جهت فرهنگ سازی نیز حسب سیاستهای کلی نظام و برنامه های سالانه اقدامات لازم را بعمل آورند.
و – نظارت روابط عمومی بر انتشارات و نشریات دستگاه:
یکی از اهم شیوه های اطلاع رسانی تولید مجله، ماهنامه، فصلنامه و ...و انتشار اعلامیه ها، آگهی‌دیواری، پوستر، خبرنامه، کتابچه راهنما، روز نامه الکترونیکی، ویژه نامه های خبری و ... می باشدکه مسئولیت نظارت برکلیه اقدامات مذکور به عهده روابط عمومی است .
ز – مدیریت پایگاه های اطلاع رسانی الکترونیک دستگاه:
مهمترین ابزار اطلاع رسانی سازمانی ایجاد پایگاه‌های اطلاع رسانی است . پایگاه اطلاع رسانی ابزار حرفه ای مجموعه است که با مدیریت هوشمند و هدفمند از سوی روابط عمومی اهداف سازمانی را تامین کرده و مخاطبان و افکار عمومی را اقناع خواهد کرد.
ح- افکار سنجی عمومی و دستگاهی:
یکی از راههای بهبود و اصلاح روشهای ارائه خدمت به مردم انجام نظر سنجی وکسب نظریات آنان و یا متصدیان ارائه خدمات به ارباب رجوع می باشد زسرا از این طریق ضمن شناسایی وطالبات و تعیین اولویتهای مردم میزان رضایتمندی آنها و نواقص نحوه گردش کار نیز مشخص می گردد.
ط- چگونگی ایجاد حسن رابطه بین کارکنان و مسئولان دستگاه مربوطه از طریق برگزاری جلسات داخلی:
یکی از عوامل موثر در موفقیت و حصول اهداف هر سازمان توجه کافی به اهمیت نقش رابطه متقابل کارکنان و کارگزاران با یکدیگر و میزان رضایتمندی آنان از مدیریت سازمان می باشد و آگاهی از این مهم مستلزم برگزاری جلسات داخلی وانجام بحث و تبادل نظر همکاران می باشد .
